Verificación del Front Office – Creación del 1er Usuario Cliente.

Es posible crear usuarios Front Office (E-Usuarios) de forma masiva en el sistema haciendo uso de un archivo de importación de datos en formato CSV, el cual se diligencia usando una plantilla de excel suministrada por el mismo Sistema AGR y luego convirtiendo el archivo de excel diligenciado en archivo CSV que el sistema importa.  La ruta y el proceso para obtener el archivo es el siguiente:

Ruta para descargar el archivo:

IMPORTANTE – TENER CUIDADO!: Tenga presente que es posible que para el momento de hacer la creación masiva de usuarios, esté configurado en el sistema un Flujo de Trabajo o WorkFlow que dispare automáticamente las notificaciones de email o sms a los usuarios, por lo que se recomienda estar seguro si se quiere o no tener activo dicho  flujo de trabajo antes de hacer la importación. 

Si el módulo Importar E-Usuarios no se encuentra habilitado, entonces debe seguir la siguiente ruta: Administración / Configuración / Estudio / E-Usuarios / Configuración y debe habilitar la opción importable:

Una vez se llega al módulo, este permite descargar la plantilla de excel para documentar los E-USUARIOS y en el mismo módulo haciendo clic en el botón “Elegir archivo” se carga el archivo CSV

Cuando ya se ha cargado y enviado el archivo, entonces debe confirmar que los E-Usuarios que importará son los correctos dando click en siguiente:

Posteriormente debe asociar las columnas del archivo CSV con los campos del módulo E-Usuarios, para ello debe asegurarse que en el importador la columna “Cabecera” sea igual o corresponda a la columna “Campo de Base de Datos”. Por ejemplo, si la cabecera es apellido, entonces el campo de BD debe ser apellido.

Por otro lado, si hay un campo que no queremos asociar, entonces se debe usar la opción “–No asocie este campo–”:

Por último, cuando ya ha confirmado los campos a importar, entonces debe confirmar la importación dandole clik en el botón “Importar”:

IMPORTANTE: Si ya existe un E-Usuario con algún correo electrónico que se puso en el archivo CSV, entonces el sistema actualizará la información.

En el sistema AGR es posible asociar a los E-usuarios del Front Office las sucursales de los terceros clientes de forma masiva haciendo uso de un archivo de importación de datos en formato CSV, este archivo debe tener 3 datos importantes:

1. Correo electrónico del E-Usuario previamente creado y al que se le asociará las sucursales. Este correo electrónico se puede repetir el número de veces en la que se asociará una sucursal.
2. Razón social de la sucursal a asociar
3. NIT de la sucursal a asociar
4. ID de la sucursal (este ID debe ser de 3 dígitos, por ejemplo “001”)

Un ejemplo del archivo es:

Una vez se tiene el archivo CSV listo, entonces para iniciar el proceso de asociación se debe cargar y en el campo “Importar Relaciones” se debe seleccionar la opción “Clientes”:

Luego se debe confirmar que las filas del archivo CSV que se está importando son correctas:

Posteriormente se debe asociar las columnas del archivo CSV con los campos del módulo E-Usuarios y el módulo Clientes, para ello debe asegurarse que en el importador, la columna “Módulo” corresponda al módulo donde está la información de la cabecera, por ejemplo: si la cabecera es ID Sucursal entonces el módulo es clientes, pero si la cabecera es Correo electrónico, entonces el módulo es E-Usuarios, ya  que el correo al que vamos a asociar la sucursal está dentro de este módulo. 

Luego debemos asociar los campos de la base de datos, estos deben ser iguales o deben corresponder a la columna “Cabecera”, por ejemplo, si la cabecera es ID sucursal, entonces el campo de BD debe ser ID sucursal.

Por otro lado, si hay un campo que no queremos asociar, entonces se debe usar la opción “–No asocie este campo–”, quedando entonces de la siguiente manera:

IMPORTANTE: Si no existe un E-Usuario con algún correo electrónico que se puso en el archivo CSV, entonces el sistema no hará asociación para ese correo. Además si una sucursal no existe, entonces el sistema tampoco hará asociación