Updated on 14 noviembre, 2023

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Manual AGP 2022

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Consideraciones Generales de la Relación Proveedor – Compañía

Recordemos que los proveedores son empresas o personas naturales que suministran materias primas, productos o servicios a la compañía para que ésta los transforme, consuma o comercialice. Cuando un proveedor le vende sus productos o servicios a una compañía generalmente se presentan las siguientes situaciones:

  1. Los proveedores reciben una Orden de Compra o un Pedido de parte de la compañía como formalización de una necesidad de abastecimiento. Sin embargo, no siempre es así, por ejemplo, en el caso de los servicios públicos no existe tal solicitud, o cuando la compañía le hace una compra directa o por mostrador al proveedor.

  2. Los proveedores facturan a la compañía lo que le suministran y la condición de pago establecida por el proveedor o acordada entre las partes puede ser contado o crédito.

  3. El documento soporte de las ventas del proveedor (Persona Jurídica) a la compañía es la FACTURA ELECTRÓNICA, la cual debe ser aceptada por la compañía si cumple con todas las condiciones de la DIAN y del negocio establecido entre las partes, para que posteriormente ser procesada y quede formalizada dentro del sistema contable de la compañía.

  4. La compañía generalmente aplica una retención sobre el valor facturado por el proveedor, lo que obliga a la compañía a retener dineros y a generar al proveedor un Certificado Tributario de Retención como constancia de dichas retenciones.

  5. Es probable que el proveedor también sea cliente de la compañía, por lo tanto, las facturas emitidas por el proveedor pueden ser pagadas por la compañía con dinero y/o con cruce de cuentas.

  6. Es probable que el proveedor también sea cliente de la compañía, por lo tanto, las facturas emitidas por el proveedor pueden ser pagadas por la compañía con dinero y/o con cruce de cuentas.

  7. Es probable que la compañía le devuelva productos al proveedor por diferentes razones, por ejemplo:

    ♦ Productos no solicitados

    ♦ Productos entregados fuera de tiempo

    ♦ Productos con problemas de calidad

    ♦ Exceso en la cantidad entregada de productos

    Lo anterior conduce a que la compañía genere una nota débito que afecta el saldo a pagar de la factura.

  8. Las compañías que gozan de una buena organización en sus procesos de compras, califican a sus proveedores periódicamente, estas calificaciones son entregadas al proveedor para que ajuste de ser necesario procesos con oportunidad de mejora y así tratar de mantener una relación perdurable en el tiempo.

  9. Dentro de las buenas prácticas de las compañías, se encuentra validar periódicamente a sus proveedores en fuentes SAGRILAFT / SARLAFT para evitar relaciones comerciales con proveedores relacionados / involucrados en lavados de activos, terrorismo, etc.

  10. Otra buena práctica de las compañías, es mantener actualizados los datos de los proveedores como estados financieros, cartas comerciales y datos de los socios o accionistas.

  11. Cuando la compañía recibe mercancía (productos o materias primas) del proveedor, dicha mercancía es ingresada generalmente a sus bodegas, la entrada de mercancía se formaliza con un documento denominado ENTRADA DE ALMACÉN POR COMPRA como documento constancia.

  12. Cuando la compañía paga a sus proveedores, por cada pago emitido genera un soporte o documento contable denominado COMPROBANTE DE EGRESO que especifica a quien se le ha realizado el pago, el monto, las facturas afectadas con el pago entre otros datos relevantes.

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