Updated on 27 noviembre, 2023

Docly

Alcance Funcional

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SIESA AGP como solución de software permite ejecutar las siguientes funcionalidades una vez se ha instalado y parametrizado correctamente:

  1. Se sincroniza con el Siesa Uno Enterprise ERP y/o SBS para importar los Proveedores que accederán al Sistema AGP

  2. Permitirá la creación y entrega de Credenciales de Acceso a los usuarios del sistema.

  3. Permitirá a los usuarios del Proveedor consultar / descargar en el Front Office del AGP la siguiente
    información:

    a. Indicadores básicos de estado de cuenta de la Compañía con el Proveedor

    i. Facturas Pendientes por Pago

    ii. Facturas Vencidas

    iii. Facturas Corrientes

    iv. Valor Total de Facturas Pendientes

    v. Valor Facturas Vencidas

    vi. Valor Facturas Corrientes

    b. Listado de documentos:

    i. Listado de Facturas Pendientes de Pago

    ii. Listado de Facturas Pagadas

    iii. Listado de Ordenes de Compra

    iv. Listado de Entradas de Almacén por Compra

    v. Valor Facturas Vencidas

    vi. Listado de Notas Débito

    c. Expedición de Certificados de Retención en los periodos de tiempo que el Sistema disponga para los Proveedores.

    i. Retención en la Fuente (Anual)

    ii. Retención de ICA (Anual / Mensual)

    iii. Retención de IVA (Bimestral)

    d. Descarga de Comprobantes de Egresos asociado a una o varias facturas pagadas.

    e. Descarga de Órdenes de Compra en formato PDF

  4. La solución SIESA AGP, cuenta con el módulo “Plantillas” dentro de la opción Administración en su Back Office, el cual le permite al administrador del sistema personalizar la presentación y agregar información corporativa a los documentos PDF “Certificados de Retención” y “Comprobante de Egreso” los cuales son descargables en el Front Office de la aplicación. Tener en Cuenta: Por el módulo “ADMINISTRADOR PARÁMETROS / AGP_PARAMETERIZATION_CONF/”, se permite agregar notas de texto posteriores al cuerpo o contenido principal del documento.

  5. La compañía podrá publicar documentos (cualquier tipo de archivo) que podrán ser descargados por los usuarios de los proveedores.

  6. La solución permite al administrador gestionar a través del módulo CMS los contenidos de las siguientes páginas que se publican en el Front Office y que se pueden acceder desde los enlaces ubicados en el pie de página:

    a. Quienes Somos (Edición Completa)

    b. Política de Tratamiento de Datos (Edición Completa)

    c. Términos y Condiciones (Edición Completa)

    d. Contáctenos (Edición Parcial)

    e. Registro de Proveedores (Edición Parcial)

    f. Página Fuera de Servicio (Edición Parcial – No se accede por enlace)

  7. Permite a los usuarios proveedores actualizar los siguientes documentos en el sistema:

    a. Cámara de Comercio

    b. Estados Financieros

    c. Referencia Comercial 1 y 2

    d. Cédula de Representante

    e. Registro Único Tributario

    f. Certificación Bancaria

  8. El sistema cuenta con un formulario de “Solicitud de Registro de Proveedores”, el cual permite recoger información de nuevos oferentes de materias primas, productos o servicios y enviarlos vía email a un colaborador de la compañía para que los analice.

  9. El sistema permite al administrador apagar el Front Office para inhabilitar el acceso de los proveedores al sistema.

  10. SIESA AGP, cuenta con el apoyo de los módulos base del Core App “Planificador, WorkFlows, Plantillas de Correo y Mensajes SMS” totalmente administrables, para generar notificaciones a cualquier usuario para los principales eventos del sistema según se muestra a continuación:
Evento Tipo

1. Notificación de Creación de Usuarios AGP Front Office

De frecuencia eventual.

Mensaje de Correo Electrónico vía Flujos de Trabajos para notificar a las personas que se les ha creado una cuenta de acceso al Front Office del AGP, asociada a un proveedor.

Se le notifica al los usuarios del proveedor.
2. Notificación de actualización de documentos

De frecuencia eventual.

Mensaje de Correo Electrónico vía Flujos de Trabajo para recordarle a los proveedores cada 6 meses o con la periodicidad necesitada que actualicen los documentos exigidos por la compañía accediendo al Front Office del AGP.

Se le notifica al los usuarios del proveedor.

IMPORTANTE: Aunque no hace parte de la configuración base, se puede crear con las herramientas del Core App notificaciones periódicas a los proveedores Vía eMail para que actualicen su información de manera periódica (Cámara de Comercio, RUT, Estados Financieros, Certificación Bancaria, Referencia Comerciales).

*Se han destinados algunas secciones para explicar en detalle la creación de los mensajes de notificación, los flujos de trabajo y las tareas programadas asociadas al envío de notificaciones.

Próximo- Apoyo a la Gestión de Proveedores (AGP) Manual AGP 2022

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