Updated on 17 octubre, 2023

Docly

Modulo Clientes

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Una vez se han hecho las parametrizaciones anteriores, entonces podemos hablar del módulo de clientes del CRM que permite a los usuarios crear, editar, buscar, importar y exportar clientes. Usualmente los clientes no se crean directamente en el sistema ya que estos se generan a partir de un proceso de sincronización de registros respecto al ERP o desde una importación de un archivo CSV en caso de que sea un CRM desconectado.

El propósito fundamental del módulo de Clientes es centralizar toda la información de estos, donde se podrá visualizar la información personalizada e histórica, tal como: reuniones, llamadas, documentos, cotizaciones, ventas, calendario, entre otros.

Adicionalmente, se establecerá la conexión con la solución Siesa Enterprise/SBS, permitiendo el acceso a información de ventas, cupo de crédito disponible, promedio de compras mensual e indicadores de cartera fecha de última compra, recencia (cuantos días lleva sin facturarle al cliente), entre otros.

Es importante resaltar que las pestañas del módulo pueden ser modificadas por medio del módulo Estudio, que permite agregar más campos, editar los existentes, modificar las opciones de los campos de listas desplegables y cambiar las diferentes vistas.

Ruta de acceso: Menú / Ventas / Clientes / Consultar

Campo

Descripción

Opciones de búsqueda

Este campo no es obligatorio.

Permite hacer búsquedas, cuando se conoce algún dato del cliente o sucursal y se necesita buscar ese registro sin necesidad de ver toda la lista de registros.

La opción de búsqueda básica permite encontrar un cliente o sucursal con base en la definición de información básica del registro (por ejemplo: Razón Social) y la opción de búsqueda avanzada permite encontrar un equipo con información más detallada. 

Botón acciones

Este campo es obligatorio.

Al seleccionar con el check de forma simultánea o individual los registros, el botón acciones permite eliminar y exportar de manera básica o completa los registros en un archivo de Excel.

Botón editar

Este campo es obligatorio.

Esta opción permite modificar los datos del cliente o sucursal seleccionado. Al hacer click en esta opción el sistema redirecciona al usuario a la vista de edición del módulo.

El detalle del módulo Clientes cuenta con un detalle de cada cliente que permite ver la información sincronizada desde el ERP.

La primera pestaña presenta la información básica y de contacto, donde se puede ver la razón social, la identificación, entre otros datos:

La pestaña de Criterios Clasificadores permite ver los criterios sincronizados desde el ERP que tiene cada cliente configurados. Podrían ser la zona, la altura, el tipo de cliente, la clasificación, entre otros.

La pestaña de Análisis del cliente permite ver los datos como condición de pago, cupo total, entre otros. Estos datos son sincronizados desde el ERP gracias a la sincronización de campos del módulo clientes.

Además, la información que se presenta en esta pestaña puede ser modificada en las vistas del Estudio.

Esta información es muy importante para que el comercial pueda analizar el estado actual de su cliente, por ejemplo: 

  • Podría identificar si un cliente no le compra en un mes (recencia mayor a 30 días). 
  • Cuanto está dejando de facturar (promedio de venta mensual). 
  • Con qué cliente debe negociar porque no cumple con la forma de pago autorizada por la compañía (promedio de días de pago). 
  • Puede negociar con el cliente pagos de facturas, ya que no tiene cupo y requiere un pedido urgente. 

La pestaña Reportes permite ver alguno de los reportes que vienen desde la instalación o que son creados desde el O-Report:

Son importantes porque facilitan las consultas y el análisis ya que:

  • Pueden ver si el cliente va creciendo o no, de acuerdo al cuadro comparativo año a año.
  • Pueden conocer si el cliente tiene picos de compra, para que el comercial programe un mejor seguimiento al cliente en esas fechas y pueda anticiparse a la necesidad.
  • Pueden ver exactamente qué facturas le debe el cliente, para poder apoyar la gestión de recaudo.
  • El comercial puede consultar las facturas para ver qué productos le ha vendido al cliente.
  •  Permite que el comercial tenga visibilidad del estado de los pedidos.

En caso de que el CRM sea desconectado, el CRM permite importar los clientes desde el módulo “Importar”.

Este módulo permite importar manualmente los terceros clientes y sucursales de una compañía desde un archivo plano en formato CSV. En caso de no conocer un archivo CSV, el módulo le permite descargar una plantilla en “Descargar plantilla de importación de archivos” para guiarse.

Ruta de acceso: Menú / Ventas / Clientes / Importar

Campo

Descripción

Archivo CSV

Este campo es obligatorio.

Este campo le permite al administrador seleccionar un archivo CSV desde su equipo, que contenga toda la información que se desea importar.

Formato de Fecha

Este campo no es obligatorio.

Este campo le permite al administrador por medio de una lista desplegable, seleccionar un formato de fecha que tendrá en cuenta el sistema para leer los registros a importar. Los formatos son:

  • DD/MM/AAAA                             
  • MM/DD/AAAA
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