Updated on 17 octubre, 2023

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Módulo de Cotizaciones o pedidos

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El módulo de Cotizaciones o Pedidos les permite a las empresas crear, gestionar y dar seguimiento a cotizaciones y pedidos de productos o servicios para sus clientes y clientes potenciales. Este módulo va permitir enviar los pedidos creados al ERP.

Es importante resaltar que los datos básicos de módulo pueden ser modificados por el módulo Estudio, que permite agregar más campos, editar los existentes, modificar las opciones de los campos de listas desplegables y cambiar las diferentes vistas

Al crear una cotización encontramos los siguientes campos:

Ruta de Acceso: Menú / Ventas / Cotizaciones / Crear / Datos básicos

Campo

Descripción

Facturar a

Este campo no es obligatorio.

Corresponde al tercero cliente o sucursal a la cual se le va a facturar o generar el pedido. Este campo permite seleccionar un tercero cliente o sucursal de cliente que previamente se sincronizaron del ERP al CRM.

IMPORTANTE: Si se selecciona una sucursal en este campo, entonces el sistema tendrá la capacidad de notificar si se encuentra bloqueado por algún motivo.

Además, el sistema en el botón de más información mostrará el análisis del cliente por medio de una consulta en línea al ERP.

Despachar a

Este campo no es obligatorio.

Corresponde a la sucursal o tercero cliente que tiene la información del punto de envío o el punto donde se debe despachar el pedido a crear.

Este campo automáticamente selecciona la misma sucursal o tercero una vez se ha parametrizado el campo “Facturar a”, sin embargo, este se puede modificar manualmente.

IMPORTANTE: Se recomienda que en este campo se seleccione la misma sucursal o tercero cliente que se parametriza en “Facturar a” para evitar errores. 

Cliente Potencial

Este campo no es obligatorio.

Permite seleccionar un cliente potencial, lead o prospecto que previamente ha sido creado en el CRM, con el objetivo de crear una cotización a nombre de ese cliente potencial.

Orden de Compra

Este campo no es obligatorio.

Permite escribir el consecutivo de una orden de compra ya existente en el ERP.

Notas Pedido

Este campo no es obligatorio.

Corresponden a las observaciones, consideraciones o anotaciones que son necesarias para poder comprometer, facturar y despachar el pedido a crear.

Propietario

Este campo no es obligatorio.

Permite seleccionar un usuario del CRM que figura en el sistema como propietario o dueño de la cotización o pedido en creación.

IMPORTANTE: El sistema por defecto seleccionará como propietario al usuario que está creando la cotización o pedido, sin embargo, esta información se puede cambiar. 

IMPORTANTE: Los campos presentados y explicados anteriormente corresponden a los campos que el sistema trae por defecto en el estándar del CRM, sin embargo, esta interfaz puede ser modificada a nivel de orden, etiquetas y con nueva información por medio del módulo Estudio.

Ruta de Acceso: Menú / Ventas / Cotizaciones / Crear / Catalogo

El catálogo del módulo Cotizaciones o Pedidos va permitir buscar los ítems previamente sincronizados del ERP al CRM para posteriormente ver información como por ejemplo precios, existencias y la foto del ítem sincronizada, para que por último se agregue el ítem o no al carrito de la Cotización o Pedido.

Es importante resaltar que los filtros y el listado de la búsqueda o el histórico son parametrizables y se explican en el capítulo “Parametrización del módulo Cotizaciones”.

Ruta de Acceso: Menú / Ventas / Cotizaciones / Crear / Carrito

El carrito de una Cotización o Pedido permitirá configurar los datos generales del pedido o cotización. El carrito está dividido en 3 secciones, la primera es la cabecera que permite seleccionar información como el tipo de documento, punto de envío, lista de precio, fecha de entrega, entre otros.

El segundo son las líneas de cada ítem agregado, con su respectiva información que previamente fue parametrizada, como, por ejemplo, referencia, cantidad, descuento manual, precio, etc.

El tercero es la sección de la totalización, donde el sistema mostrará la cantidad total de ítems agregados, la cantidad total, el valor bruto total, el total de descuentos, el valor del Subtotal, el valor de los impuestos y el Valor Total.

Por último, todo lo referente al Carrito de una Cotización o Pedido se comporta y varía visualmente de acuerdo a la parametrización realizada y explicada en los capítulos “Parametrización del Perfil de Venta” y “Parametrización del módulo Cotizaciones”.

Ruta de Acceso: Menú  / Ventas / Cotizaciones / Inventario

Ruta de Acceso: Menú / Ventas / Cotizaciones / Consultar 

Campo

Descripción

Opciones de búsqueda

Este campo no es obligatorio.

Permite hacer búsquedas, cuando se conoce algún dato de las Cotizaciones y se necesite buscar ese registro sin necesidad de ver toda la lista de registros.

La opción de búsqueda básica permite encontrar una cotización o pedido con base en la definición de información básica del registro (por ejemplo: Nombre) y la opción de búsqueda avanzada permite encontrar un contacto con información más detallada.

Botón acciones

Este campo es obligatorio.

Al seleccionar con el check de forma simultánea o individual los registros, el botón acciones permite eliminar y exportar de manera básica o completa los registros en un archivo de Excel.

Botón editar

Este campo es obligatorio.

Esta opción permite modificar los datos de las Cotizaciones o Pedidos seleccionados. Al hacer click en esta opción el sistema redirecciona al usuario a la vista de edición del módulo.

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